Compte rendu réunion du 26 septembre 2018
Objet de la réunion : Organisation de la journée club du dimanche 28 avril 2019
Présents : Pierre, jean L, André, Jean-Claude, Benoit, Frédéric et Claude
Absents excusés : Angelo, Bruno, Francis, Jean D et Jean-Paul
Point 1 : Décision
Les membres présents (avec les avis reçus par mail de Jean Donnez et de Francis Décaudin) ont décidé d’organiser « la journée Club 2019 ».
Point 2 : Organisation
D’un commun accord nous sommes partis sur le principe d’un rassemblement expo de véhicules anciens associé à une balade d’un maximum d’une quarantaine de km.
Point 3 : Nom de la manifestation
Nous avons lancé quelques idées mais afin d’être démocratique Frédéric va se charger d’envoyer à chacun des membres du club un petit sondage sur le nom à trouver pour cette manifestation.
Point 4 : Communication
Dès le mois d’octobre, André va se charger de ce point en contactant les clubs régionaux, les sites et les journaux spécialisés dans le domaine des véhicules anciens.
De mon côté je vais créer un premier flyer pour distribuer à Villers en Cauchy, le définitif sera réalisé avant la fin de l’année. Nous réfléchissons également sur la réalisation d’une affiche. (J’en profite pour solliciter les membres qui auraient des aptitudes pour le dessin.)
Information sur le site et les réseaux sociaux.
Point 5 : Ébauche de programme
Exposition gratuite pour les exposants et les visiteurs
Amplitude horaire :9h 17h
Animation : balade 10h 12h, tombola et recherche d’une animation pour l’après-midi.
Restauration : Nous prévoyons une buvette et une petite restauration. La buvette sera gérée par le club et nous allons faire appel à une friterie ou à un Food-Truck pour la restauration.
Point 6 : Logistique
J’ai fait ce jour un courrier au maire de Saultain pour réserver le matériel nécessaire et un second courrier pour réserver les locaux (place, salle des fêtes, wc, préau….)
Qui fait quoi à ce jour ?
Frédéric : Contact pour les fournitures de la buvette et sondage.
André : Organisation du parcours de la balade plus petit questionnaire
Jean-Claude : va se charger des tirages flyers et affiches et road-book balade
Benoit, Jean et Pierre apporteront leur aide le jour J.
Claude : Relations mairie, vérification de la législation pour la balade et la buvette, réalisation du flyer et contact avec l’association des commerçants de Saultain.
Informations générales
Le contact sera notre secrétaire André qui centralisera les informations.
Nous pensons associer des commerçants dans la réalisation du Road-book. (encarts publicitaires)
Je reprogrammerai une autre réunion avant la fin de l’année, j’espère que nous serons plus nombreux.
Je vous invite dès maintenant à réfléchir à cette journée et à me faire parvenir vos suggestions, avis….
soit à travers le forum, soit par mail.
Je compte sur vous et surtout sur votre présence le jour J (notez bien la date : Dimanche 28 avril 2019)
Claude,
Votre président